Werken met een virtual assistant, hoe werkt dat dan?

Denk je er over om met een virtual assistant (VA) samen te werken. Hoe werkt dat dan? Als zelfstandig onderne(e)m(st)er zijn er gegarandeerd werkzaamheden waar je veel te veel tijd naar je zin in steekt of die je zoveel energie kosten dat je ze steeds maar voor je uitschuift om uiteindelijk nog meer stress te krijgen van het idee dat ze niet gebeuren. 😉 Een VA kan soelaas bieden in de vorm van eenmalige hulp, een vast aantal uren per maand of gewoon de tijd die ze nodig heeft om de werkzaamheden te kunnen doen. Maar dat kun je allemaal ook elders op mijn website lezen. 😊

Hoe gaat dat dan praktisch in zijn werk? 

Om te kunnen samenwerken op afstand zijn er heel wat handige tools. Het begint met een kennismakingsgesprek via Skype (of Zoom). Zo leren we elkaar wat kennen. Als we elk een kop koffie of thee erbij nemen, lijkt het alsof we echt samen iets drinken (en eigenlijk is dat ook wel zo, alleen zitten we fysiek op een andere plek). ☕️

Daarnaast werk ik met mijn klanten met Google Drive en Dropbox om documenten met elkaar te delen. Dit zorgt ervoor dat we steeds toegang hebben tot de meest recente versie van een document of excelsheet. Zo kreeg ik voor een klant toegang tot al haar facturen. Die heb ik geprint en gesorteerd volgens haar bankafschriften. Ik gaf haar door welke facturen ontbraken, die bezorgde ze mij dan nog. Het uiteindelijke pakket heb ik haar bezorgd en zij gaf het door aan haar boekhouder. 

Andere klanten help ik met e-mailmarketing via Active Campaign. Zij maken mij aan als gebruiker binnen hun account en zo ga ik aan de slag met het creëren van lijsten of automations. 

Voor een andere klant ben ik de stok achter de deur om op regelmatige momenten een nieuwsbrief te versturen. Ik maak de aanzet in Mailchimp, zij zet de puntjes op de i.

Voor nog een andere klant ben ik begonnen met het overnemen van haar declaraties naar de overheid. Zij is zo blij met de ruimte die ze hierdoor krijgt dat ze me ook gevraagd heeft om bv. de administratieve adreswijziging van haar bedrijf te regelen. Om na te denken over een nieuwe website. Om na te denken over een nieuw logo. Ik mag dat van haar uitbesteden maar ik mag het ook zelf doen. Alles wat niet tot haar kerntaken behoort, geeft ze door aan mij. Een hele fijne blijk van vertrouwen.

Wat ik zelf een toffe opdracht heb gevonden, is de analyse van een website. Ik mocht als buitenstaander mijn visie geven op hoe die in elkaar zat, wat goed was, wat niet en aanbevelingen doen.

Ik doe research op internet voor klanten. Vaak gaat het om dingen efficiënter willen doen maar geen tijd hebben om er zelf naar te googlen. Ik ga dan op zoek naar een oplossing en geef de klant een samenvatting van wat er mogelijk is. 

Met al mijn klanten heb ik veel e-mailcontact, maar we gebruiken ook whatsapp waarbij het audiobericht in opkomst is. :-) En als het nodig is, plannen we een skypegesprek.

Ik hou mijn uren bij via Toggl. Een handige tool waarin ik verschillende projecten kan maken. Zo behoud ik een goed overzicht van hoeveel ik al voor wie gewerkt heb, wat bv. belangrijk is voor de klanten die een vast aantal uren hebben afgenomen.

Ken je Asana? Dat is een projectmanagementtool waarmee je goed kunt bijhouden wie wat doet. Ik gebruik het ook voor al m'n eigen werkzaamheden.

En daarnaast gebruik ik veel Evernote om vanalles op te slaan waarvan ik later denk dat het nog van pas zal komen. Zo heb ik bv. een mapje Social Media Berichten waar ik alle inspiratie die me te binnen schiet voor social media posts verzamel. Zo bouw ik een voorraad ideeën op.

Veel ondernemers besteden het beheer van hun social media graag uit aan een VA. Ofwel helemaal als in dat de VA naast de planning ook de content levert, ofwel leveren ze zelf de content en doet de VA de planning op basis van wat er afgesproken wordt. Uiteraard bestaan er planningstools hiervoor (Buffer, Later, Hootsuite).

Een VA kan ook helpen bij de organisatie van een event, kan agendabeheer doen, kan een sparringspartner zijn, kan ... (vul zelf maar aan).

Belangrijk is dat er vertrouwen is. Dat moet natuurlijk groeien. Daarom kan er uiteraard met kleine(re) werkzaamheden gestart worden en bevalt het, kan er steeds meer doorgegeven worden.

Je hebt VA's die ergens in gespecialiseerd zijn en je hebt allround VA's. Tot de laatste behoor ik. Ik vind de afwisseling heerlijk. Ik hou ervan om dingen uit te zoeken en bij te dragen aan het efficiënter maken van regelmatig terugkerende taken. Ik heb al zoveel bijgeleerd sinds ik als VA werk en weet zeker dat ik dit zal blijven doen.

Heb ik het werken met een VA wat concreter kunnen maken voor je? Misschien is het een idee om een skypegesprek te plannen. Volledig vrijblijvend, zodat jij me al je vragen kunt stellen en zo leren we elkaar meteen wat beter kennen. Zin in een online kopje thee of koffie? 😉☕️